საქმისწარმოების  წესი

დამტკიცებულია 

                                                                             შპს “სკოლა თამარიონი+”ის

 დირექტორის მიერ

2024 წლის ——————- N– ბრძანებით

 შპს “სკოლა თამარიონი+”ის

საქმისწარმოების  წესი

თავი I.

ზოგადი დებულებები

მუხლი 1.  მოქმედების სფერო

1. წინამდებარე საქმისწარმოების წესი შემუშავებულია საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი მოთხოვნების დაცვით და ადგენს ერთიან მოთხოვნებს სკოლის მმართველობით საქმიანობისთან დაკავშირებული დოკუმენტბრუნვის, დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ორგანიზების, დოკუმენტების შემდგომი შენახვისა და გამოყენებისათვის მოსამზადებლად.
2. შპს “სკოლა თამარიონი+”(შემდგომში – „სკოლა“) საქმისწარმოებას ახორციელებს საქართველოს მოქმედი კანონმდებლობისა და წინამდებარე წესის შესაბამისად;
3. წინამდებარე წესი ვრცელდება სკოლის ყველა სახის დოკუმენტაციაზე (მათ შორის ელექტრონულზე) და ყველა თანამშრომლისთვის ადგენს საქმისწარმოების ერთიან და სავალდებულო წესებს.
4. ელექტრონულად შემოსულ დოკუმენტაციაზე საქმისწარმოების წესი მოქმედებს მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ აღნიშნული წერილი შემოსულია ორგანიზაციის ოფიციალურ მეილზე: tutnelishvili@gmail.com  ზე და წერილის შინაარსიდან გამომდინარე, მისი რეგისტრაცია აუცილებელია ან გარკვეული მიზეზების გამო, შეუძლებელია მისი დედანის გამოგზავნა.
5. სკოლის ყველა სტრუქტრული ერთეული და პერსონალი ვალდებულია საქმისწარმოებასთან დაკავშირებით დაემორჩილოს საქმისმწარმოებლის მითითებებს და დაიცვას ამ წესის მოთხოვნები.

მუხლი 2. დოკუმენტები და მათი სახეები

1. დოკუმენტი წარმოადგნეს სკოლაში არსებულ დოკუმენტაციას მისი შექმნის ან შემოსვლის (მიღების) მომენტიდან

2. სკოლაში არსებობს შემდეგი სახის დოკუმენტაცია:

ა) შემოსული დოკუმენტაცია;

ბ) გასული დოკუმენტაცია;

გ) შიდა დოკუმენტაცია

მუხლი 3.  შემოსული დოკუმენტაცია

1. შემოსულ დოკუმენტაციას განეკუთვნება ყველა ის კორესპონდენცია/განცხადება, რომელიც შემოდის სკოლაში სახელმწიფო ხელისუფლების ორგანოებიდან, ორგანიზაციებიდან (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა), დაწესებულებებიდან, საერთაშორისო ორგანიზაციებიდან, უცხო სახელმწიფოებიდან, განცხადებების, წერილების, საჩივრების, დადგენილებების, გადაწყვეტილებების, ბრძანებების, მითითებების, ინსტრუქციების, სხვადასხვა ტიპის ანგარიშების, წერილების, აქტების სახით; ასევე ფიზიკური პირების წერილები, საჩივრები, განცხადებები.
2. კორესპონდენცია შემოდის დაინტერესებული პირის მიერ სკოლაში ჩაბარებით, ფოსტის, ელექტრონული ფოსტის, ფაქსის მეშვეობით;
3. კორესპონდენცია მიიღება ყოველდღე, გარდა შაბათ-კვირისა და საქართველოს ორგანული კანონის „შრომის კოდექსით“ განსაზღვრული უქმე დღეებისა, 09:00 საათიდან 17:00 საათამდე
   1. ელექტრონული ფოსტით 17:00 საათის შემდეგ მიღებული კორესპონდენცია დარეგისტრირდება მომდევნო სამუშაო დღეს;
4. თუ დაინტერესებული პირი ურთიერთობებში მონაწილეობს წარმომადგენლის მეშვეობით, სკოლაში წარმოდგენილ კორესპონდენციას თან უნდა ახლდეს კანონმდებლობით დადგენილი წესით გაცემული წერილობითი მინდობილობა.

მუხლი 4. გასული დოკუმენტაცია

გასულ დოკუმენტაციას განეკუთვნება ყველა ის კორესპონდენცია, რომელიც გადის სკოლიდან ან გაიცემა სკოლის მიერ განცხადებების, წერილების, საჩივრების, დადგენილებების, გადაწყვეტილებების, ბრძანებების, მითითებების, ინსტრუქციების, სხვადასხვა ტიპის ანგარიშების, წერილების, აქტებისა და ცნობების სახით.

მუხლი 5. შიდა დოკუმენტაცია

1.  სკოლის შიდა დოკუმენტაცია წარმოადგენს სკოლის მიერ თავისი კომპეტენციის ფარგლებში შექმნილ სამართლებრივ თუ სხვა ტიპის  აქტებს, წერილებს, განცხადებებს, მიმართვებს, შრომით თუ სხვა სახის ხელშეკრულებებსა და მემორანდუმებს. 

  2. სკოლის შიდა დოკუმენტაციას განეკუთვნება:

ა) ბრძანება;

ბ) შესაბამისი სტუქტურული ერთეულის გადაწყვეტილებები და ოქმები;

გ) შრომითი ხელშეკრულება;

დ) წერილი;

ე) ოქმი;

ვ)ახსნა-განმანრტებითი ბარათი;

ზ) ცნობა

თ) მემორანდუმები;

ი) სკოლაში არსებული და დაცული სხვა სახის დოკუმენტაცია

მუხლი 6. ბრძანებების მომზადება და გაფორმება

1. დირექტორის მიერ უფლებამოსილების ფარგლებში მიღებული გადაწყვეტილებები გამოიცემა ბრძანების სახით;

2. დირექტორის ბრძანებების სახეები:

ა) მოსწავლეთა ბრძანებები;

ბ) საერთო ბრძანებები;

გ) ფინანსური ბრძანებები.

3. ბრძანება მოქმედებს მუდმივად, სანამ არ გაუქმდება, ან არ ამოიწურება ბრძანებაში მითითებული მოქმედების ვადა, ან არ იქნება მიღებული იგივე ურთიერთობის სხვაგვარად მარეგულირებელი აქტი.

4. ბრძანების გაუქმების ან მასში ცვლილებების შეტანის უფლება აქვს სკოლის დირექტორს ან მისი მოვალეობის შემსრულებელს (დირექტორის მიერ მინიჭებული უფლებამოსილების ფარგლებში).

მუხლი 7. ბრძანების გამოცემისა და მათი აღრიცხვის წესი

1. ბრძანება გამოიცემა სკოლის სატიტულო ფურცელზე (ბლანკზე), რომელიც უნდა შეიცავდეს შემდეგ რეკვიზიტებს:

ა) გამოცემის თარიღს (რიცხვი, თვე, წელი) და ადგილს;

ბ) ბრძანების გამომცემ ორგანოს;

გ) ბრძანების სათაურს;

დ) უფლებამოსილი თანამდებობის პირის გვარს, სახელსა და ხელმოწერას;

ე) ამოქმედების ვადას;

ვ) ბრძანების გამომცემი ორგანოს მიერ მინიჭებულ სარეგისტრაციო ნომერს;

ზ) სკოლის ბეჭედს;

თ) ბრძანების გასაჩივრების ვადისა და ორგანოს დასახელებასა და მისამართს.;

ი) ბრძანების რიგით ნომერს, რომელიც ენიჭება კალენდარული წლის განმავლობაში.

2. წერილობითი ფორმით გამოცემულ აქტში უნდა მიეთითოს ის ორგანო, რომელშიც შეიძლება აქტის გასაჩივრება, მისი მისამართი და საჩივრის წარდგენის ვადა.

3. ბრძანებების სარეგისტრაციო ნომერი მოიცავს კალენდარული წლის განმავლობაში გამოცემული ბრძანების რიგით ნომერს თანმიმდევრობის მიხედვით.

4. ბრძანებები გამოცემის თარიღისა და სარეგისტრაციო ნომრის რიგითობის შესაბამისად თავსდება ბრძანებებისთვის განკუთვნილ საქაღალდეში;

მუხლი 8. ბრძანების ამონაწერი და მისი გაცემის წესი

1. ბრძანების ამონაწერი არის დირექტორის ბრძანების ნაწილის ზუსტი გადმოცემა ამ წესით დადგენილი ბრძანების რეკვიზიტების დაცვისა და დირექტორის ხელმოწერის გარეშე;
2. ამონაწერის გაცემა დასაშვებია იმ შემთხვევაში, თუ ბრძანება, რომლიდანაც გაიცემა ამონაწერი, დიდი მოცულობისაა ან შეეხება კანონმდებლობით საიდუმლოდ მიკუთვნებულ საკითხებს ან/და ბრძანების ამონაწერი მზადდება პირად საქმეში განსათავსებლად;
3. ბრძანების ამონაწერი შეიცავს ტექსტის ნაწილის ამონარიდს იმ პირთან მიმართებაში, რომელმაც მოითხოვა ამონაწერის გაცემა, ან მის პირად საქმეში განსათავსებლადაც არის საჭირო.
   1. საჭიროების შემთხვევაში, ბრძანების ამონაწერში მიეთითება შესაბამისი ბრძანების საფუძვლები.
   2.  ბრძანების ამონაწერში მიეთითება იმ ბრძანების რეკვიზიტები, რომლის ამონარიდსაც წარმოადგენს იგი და მოწმდება სკოლის ბეჭდითა და შემსრულებლის ხელმოწერით.
4. ბრძანების ამონაწერის შემსრულებელი პასუხისმგებელია ამონაწერის შინაარსის რელევანტურობაზე ბრძანების შინაარსთან. 

მუხლი 9. ოქმი

1. ოქმი არის დოკუმენტი, რომელიც აფიქსირებს კოლეგიური ორგანოს კრების,  ზეპირი მოსმენის და სხვა კოლეგიური ფორმის მუშაობისას საქმის მსვლელობას. ოქმში ასევე შეიძლება მოცემული იყოს მიღებული გადაწყვეტილება.

2. სკოლაში ოქმის წარმოების უფლებამოსილება აქვთ შემდეგ სტრუქტურულ ერთეულებს: 

ა) პედაგოგიური საბჭო;

ბ) საგნობრივი კათედრები;

გ) დისციპლინური კომიტეტი;

დ) ისგ ჯგუფი.

3. ოქმი დგება წერილობითი ფორმით, ქართულ ენაზე სხდომის მდივნის მიერ.

4. ოქმი უნდა შეიცავდეს შემდეგ რეკვიზიტებს:

ა) სკოლის დასახელებას;

ბ) სხდომის ჩამტარებელი  კოლეგიალური ორგანოს  დასახელებას;

გ) ოქმის ნომერსა და თარიღს;

დ) სხდომის თავმჯდომარის და სხდომის მდივნის სახელსა და გვარს, თანამდებობას;

ე) დამსწრე პირების დასახელებას;

ზ) დღის წესრიგს;

თ) დამსწრე პირთა გამოთქმულ აზრს, მოწვეულ ექსპერტთა განმარტებებს (ასეთის არსებობის შემთხვევაში);

ი) გადაწყვეტილების მიღებაში მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა რაოდენობას;

კ) გადაწყვეტილებას;

ლ) სხდომის თავმჯომარისა და სხდომის მდივნის ხელმოწერებს: 

3. ოქმისთვის ნუმერაციის მინიჭება ხდება კალენდარული წლის შესაბამისად და ინახება არა უმეტეს 3 წლის ვადისა, გარდა ვაკანტურ პოზიციაზე გამოცხადებული კონკურსის მიზნით შექმნილი კომისიის ოქმებისა, რომლებიც ინახება არა უმეტეს 1 წლის ვადით.

მუხლი 10. წერილის გაფორმება

1.  წერილების გაფორმებისათვის გამოიყენება A4 (210X297მმ) 

2. ყოველი წერილი უნდა შეიცავდეს რეკვიზიტების დადგენილ ნუსხას, რომელიც უზრუნველყოფს მის იურიდიულ ძალას. წერილში მითითებული უნდა იყოს შემდეგი რეკვიზიტები:

ა) სკოლის დასახელება;

ბ) მისამართი;

გ) ტელეფონი;

დ) ელექტრონული ფოსტა;

ე) დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი;

ვ) ადრესატი;

ზ) დანართების რაოდენობა;

თ) ხელმოწერა;

ი) სკოლის ბეჭედი:

3. დანართების არსებობის შემთხვევაში წერილის ტექსტის შემდეგ მიეთითება: ”დანართი: … ფურცლად. თუ დანართი რამდენიმეა, ხდება დართული დოკუმენტების ჩამოთვლა, ყოველი დოკუმენტისათვის გვერდების რაოდენობის მითითებით. დანართის ზედა მარჯვენა კუთხეში მიეთითება ”დანართი № …, წერილის № და თარიღი”

4. გასაგზავნი დოკუმენტები შეიძლება ხელმოწერილ იქნეს მხოლოდ სკოლის დირექტორის ან მისი არყოფნის შემთხვევაში მოვალეობის შემსრულებლის მიერ. 

მუხლი 11. განცხადება

1.  წერილში მითითებული უნდა იყოს შემდეგი რეკვიზიტები:

ა) სკოლის დასახელება;

ბ) მისამართი;

გ) ტელეფონი;

დ) დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი;

ე) ადრესატი;

ვ) დანართების რაოდენობა;

ზ) ხელმოწერა;

თ) სკოლის ბეჭედი:

4. დანართების არსებობის შემთხვევაში განცხადების ტექსტის შემდეგ მიეთითება: ”დანართი: … ფურცელზე, … “ეგზელმპლიარად”. თუ დანართი რამდენიმეა, ხდება დართული დოკუმენტების ჩამოთვლა, ყოველი დოკუმენტისათვის გვერდების რაოდენობის მითითებით. დანართის ზედა მარჯვენა კუთხეში მიეთითება ”დანართი № …. 

5. გასაგზავნი დოკუმენტები შეიძლება ხელმოწერილ იქნეს მხოლოდ სკოლის დირექტორის,  მისი არყოფნის შემთხვევაში მოვალეობის შემსრულებლის მიერ, ასევე, შესაძლებელია დირექტორის მიერ ფაქსიმილეს გამოყენება.

მუხლი 12. ცნობა

1. ცნობები ფორმდება და გაიცემა სკოლის ხელმძღვანელობის მითითებით, შესაბამისი უფლებამოსილების მქონე ორგანიზაციის მოთხოვნის, ან სკოლის პერსონალის/მოსწავლის ზეპირი თხოვნის/განცხადების საფუძველზე.

2. ცნობებში მიეთითება მხოლოდ ინფორმაცია ყოველგვარი დასკვნების, წინადადებებისა და რეკომენდაციების გარეშე. ცნობაში ფიქსირდება დროის გარკვეულ მონაკვეთთან დაკავშირებული მონაცემები. 

3. ცნობა ფორმდება სკოლის ბლანკზე. ცნობას ხელს აწერს სკოლის დირექტორი.

მუხლი 13.  სკოლის სატიტულო ფურცელი (ბლანკი)

სკოლაში დადგენილია ერთიანი სახის ბლანკი – სატიტულო ფურცელი, რომლის გამოყენებითაც ხდება ბრძანებების, წერილების, ასევე ფაქსიმილური შეტყობინებების გაფორმება. შეტყობინება ელექტრონული ფოსტით ფორმდება სუფთა ფურცელზე, ბლანკის გამოყენების გარეშე.

მუხლი 14. ხელშეკრულება

1. ხელშეკრულებებს განეკუთვნება შრომითი ხელშეკრულებები;
   1. ხელშეკრულებებს დაესმება თარიღი (რიცხვი, თვე, წელი), სარეგისტრაციო ნომერი, ხელშეკრულებათა რიგითი ნომერი და სკოლის ბეჭედი. 
   2. ხელშეკრულებების აღრიცხვის ჟურნალში უნდა მიეთითოს შემდეგი ინფორმაცია:
   3. ხელშეკრულების რეგისტრაციის ნომერი და თარიღი;
   4. ხელშეკრულების მხარეთა ვინაობა;
2. ხელშეკრულებები თავსდება ხელშეკრულებებისთვის განკუთვნილ საქაღალდეში.

მუხლი 15. კორესპონდენციის განხილვისა და პასუხის მომზადების წესი

1. სკოლის დირექტორი, დირექტორის მოაგილე ან შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი განიხილავს რეგისტრირებულ კორესპონდენციას, ადგენს მის შესრულებაზე პასუხისმგებელ სტრუქტურულ ერთეულს/თანამშრომელს და შესაბამისი რეზოლუციით გადასცემს დოკუმნეტაციას ამ სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს/თანამშრომელს.
2. თუ სკოლაში არ იქნა წარმოდგენილი საქმის გადაწყვეტისთვის აუცილებელი რაიმე დოკუმენტი ან ინფორმაცია, კორესპონდენციის წარმომდგენს განესაზღვრება ვადა, რომლის განმავლობაშიც დამატებით უნდა წარადგინოს საჭირო დოკუმეტი ან ინფორმაცია. აღნიშნულ ვადაში შესაბამისი დოკუმენტის ან ინფორმაციის წარუდგენლობის შემთხვევაში სკოლა უფლებამოსილია გამოიტანოს გადაწყვეტილება კორესპონდენციის განუხილველად დატოვების შესახებ. შემოსული კორესპონდენციის აღრიცხვის ჟურნალში კეთდება შესაბამისი ჩანაწერი. 
3. კორესპონდენციაზე პასუხი მზადდება ორ ეგზემპლარად ერთ-ტიტულიან ფურცელზე, რომელიც ეგზავნება ადრესატს, ხოლო მეორე ინახება სკოლაში. 
4. კორესპონდენციაზე პასუხი უნდა შეიცავდეს:
   1.  ფიზიკური პირის შემთხვევაში – სახელი/გვარი, მისამართი; იურიდიული პირის შემთხვევაში – სახელწოდებასა და იურიდიულ მისამართს;
   2.  ძირითად ნაწილს;
   3. მითითებას თანდართული ფურცლების (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) რაოდენობაზე;
   4. სკოლის დირექტორის, დირექტორის მოადგილის ან სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის ხელმოწერას. 
5. იმ შემთხვევაში, თუ შემოსული კორესპონდენცია არ ექვემდებარება პასუხს, სკოლის დირექტორი ან სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი დოკუმენტზე აკეთებს აღნიშვნას „საქმეში“ და გადასცემს უფლებამოსილ პირს.
6. კორესპონდენციაზე მომზადებული პასუხის ეგზემპლარი დანართთან (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) და შემოსულ კორესპონდენციასთან (თუ საქმის წარმოება განხორციელდა შემოსულ კორესპონდენციაზე რეაგირების შედეგად) ერთად ინახება სკოლაში.

მუხლი 16. დოკუმენტის ასლის გაცემის წესი

1. დაინტერესებულ პირზე დასაშვებია დაწესებულების დოკუმენტის ასლის გაცემა, თუ იმ დოკუმნეტის ინფორმაცია, რომლიდანაც გადაიღება, ასლი არ შეიცავს სკოლის ან სხვა პირთა კომერციულ ან პირად საიდუმლოებას;
2. დოკუმენტის ასლის გაცემისთვის დაინტერესებული მხარე სკოლის დირექტორს მიმართავს შესაბამისი განცხადებით;
3. მოთხოვნილი ინფორმაცია დაინტერესებულ პირზე გაიცემა არაუმეტეს 10 დღის ვადაში, მისი მოცულობიდან, მოძიებისა და ერთად თავმოყრის სირთულის გათვალისწინებით;
4. გაცემული ინფორმაცია მოწმდება ბეჭდით, უფლებამოსილი პირის ხელმოწერით და კეთდება აღნიშვნა – „ასლი შეესაბამება დედანს“.;
5. დაუშვებელია ისეთი დოკუმენტის ასლის გაცემა და დამოწმება, რომელიც სრულად არ შეესაბამება სკოლაში დაცული დოკუმენტის დედანს, დარღვეულია მისი მთლიანობა ან გადაღებულია სხვა დაწესებულების მიერ გაცემული დაუმოწმებელი დოკუმენტის ასლიდან;
6. ინფორმაციის დაწესებულების კომერციულ საიდუმლოებად მიჩნევის საკითხს წყვეტს დირექტორი.

 II თავი

სარეგისტრაციო ჟურნალები

მუხლი 17. დოკუმენტაციის აღრიცხვის ჟურნალი

1. დოკუმენტების აღრიცხვის მიზნით სკოლაში არსებობს:
   1. შემოსული კორესპონდენციის სარეგისტრაციო ჟურნალი;
   2. გასული კორესპონდენციის სარეგისტრაციო ჟურნალი;
   3. მოსწავლეთა საერთო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალი;
   4. სკოლის დირექტორის საერთო ბრძანებების აღრიცხვის ჟურნალი;
   5. საკადრო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალი;
   6. შრომითი ხელშეკრულებების სარეგისტრაციო ჟურნალი.

მუხლი  18. შიდა დოკუმენტაციის აღრიცხვის წესი

1. შიდა დოკუმენტის აღრიცხვის ჟურნალში ივსება შემდეგი რეკვიზიტები:
   1. დოკუმენტის წარდგენის თარიღი და სარეგისტრაციო ნომერი, კალენდარული წლის განმავლობაში წარდგენილი შიდა დოკუმენტაციის რიგითი ნომერი;
   2. წარმდგენის ვინაობა;
   3. მოკლე შინაარსი;
   4. თანდართულ ფურცელთა (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) რაოდენობა;
   5. რეზოლუციის შინაარსი (ასეთის არსებობის შემთხვევაში);

მუხლი 19. შემოსული დოკუმენტაციის აღრიცხვის წესი 

1. სკოლში შემოსული ყველა სახის დოკუმენტაცია ტარდება შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში; (დანართი N3)
2. შემოსულ კორესპონდენციას დაესმება თარიღი (რიცხვი, თვე, წელი) ციფრებით სარეგისტრაციო ნომერი და განსახილველად გადაეცემა სკოლის დირექტორს ან შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს კონრესპონდენციის შინაარსის გათვალისწინებით; 
3. შემოსული კორესპონდენციის აღრიცხვის ჟურნალში ივსება შემდეგი რეკვიზიტები: 

3.1. კორესპონდენციის წარდგენის თარიღი და მინიჭებული სარეგისტრაციო ნომერი, კალენდარული წლის განმავლობაში შემოსული კორესპონდენციის რიგითი ნოერი;

3.2. განმცხადებელი ფიზიკური პირის შემთხვევაში – სახელი და გვარი, ხოლო იურიდიული პირის შემთხვევაში – სახელწოდება, შემოსული კორესპონდენციის თარიღი და სარეგისტრაციო ნომერი;

3.3. თუ კორესპონდენცია წარდგენილია წარმომადგენლის მეშვეობით ან ერთზე მეტი ფიზიკური პირის მიერ, რომელთაც არ ჰყავთ განსაზღვრული წარმომადგენელი – წარმომადგენლის ან კორესპონდენციაზე პირველი ხელმომწერი პირის სახელი, გვარი, მისამართი, საკონტაქტო ნომერი;

4. ამ მუხლის პირელი ნაწილით განსაზღვრული ჟურნალები არ იძლევა მათი დაცალკევების შესაძლებლობას.

მუხლი 20. დოკუმენტის  რეგისტრაცია

1. დოკუმენტის რეგისტრაცია არის დოკუმენტის შემოსვლის ფაქტის დაფიქსირება, რომელიც მოიცავს ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ჟურნალში  დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას.

2. შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალის პირველ გრაფაში მიეთითება  შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი და შემოსვლის თარიღი, ხოლო მეორე გრაფაში, შემოსულ დოკუმენტზე არსებული რეგისტრაციის ნომერი და გამოცემის თარიღი (არსებობის შემთხვევაში)

3. შემოსული დოკუმენტაციის ფურცლებისა და დანართების რაოდენობა შესაბამისად აღირიცხება მეოთხე და მეხუთე გრაფაში. 

4. სკოლაში შემოსული საფინანსო საკითხებთან დაკავშრებული დოკუმენტაციის აღრიცხვას უზრუნველყოფს სკოლის ბუღალტერია.

მუხლი 21.  შემოსული დოკუმენტაციისათვის ნომრის მინიჭება

1. შემოსულ დოკუმენტაციას კანცელარიაში ენიჭება სარეგისტრაციო ინდექსი.

2. ინდექსი შედგება სარეგისტრაციო ჟურნალის ინდექსისა და დოკუმენტაციის რიგითი ნომრისაგან.

3. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები ერთმანეთისაგან გამოიყოფა  დრობით.

4. ინდექსი აღინიშნება და ჩაიწერება შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ნომერი, რომელიც დაესმება დოკუმენტს რეგისტრაციისას.

მუხლი 22. დოკუმენტები, რომლებიც არ ექვემდებარება რეგისტრაციას

1.  რეგისტრაციას არ ექვემდებარება:

ა) სარეკლამო შეტყობინება, პლაკატები;

ბ) ბროშურები, წიგნები, პერიოდული გამოცემები;

გ) პირადი კორესპოდენცია და მოსაწვევი ბარათები

მუხლი 23.  შემოსული დოკუმენტაციის დამუშავება

1. დოკუმენტაციის რეგისტრაციის შემდეგ კანცელარია ამოწმებს მისი დასაშვებობის საკითხს.

2. სკოლაში შემოსული ყველა დოკუმენტი, იმისათვის, რომ მას მიეცეს შემდგომი მსვლელობა, უნდა შეიცავდეს შემდეგ სავალდებულო რეკვიზიტებს:

ა) სკოლის დასახელებას;

ბ) განმცხადებლის ვინაობას, მისამართსა და საკონტაქტო მონაცემებს;

გ) განმცხადებლის მოთხოვნას;

დ) განცხადების წარდგენის თარიღსა და განმცხადებლის ხელმოწერას;

ე) განცხადებაზე თანდართულ დოკუმენტაციას (დანართის არსებობის შემთხვევაში).

3. სკოლაში შემოსული დოკუმენტაცია  შესრულებული უნდა იყოს ქართულ ენაზე. გარდა კანონმდებლობით გათვალისწინებული გამონაკლისი შემთხვევებისა.

4. უცხოენოვან დოკუმენტებს აუცილებლია დაერთოს ნოტარიალურად დამოწმებული სრული თარგმანი.

5. კანცელარია შემდგომი რეაგირებისათვის ახდენს დოკუმენტაციის გადაცემას საკითხის განხილვაზე უფლებამოსისლი პირის მიხედვით.

მუხლი 24. ხარვეზის დადგენა

1. თუ წინამდებარე საქმისწარმოების წესით დადგენილი რომელიმე რეკვიზიტი არ არის სახეზე, სკოლის კანცელარიის უფლებამოსილი თანამშრომელი მიუთითებს ან შეატყობინებს დოკუმენტის წარმომდგენს არსებული ხარვეზის თაობაზე და განუსაზღვრავს მას გონივრულ ვადას ხარვეზის აღმოსაფხვრელად.  

2. თუ ხარვეზდადგენილ დოკუმენტზე მითითებულია გამგზავნის საკონტაქტო ტელეფონი, ფაქსი, ელექტრონული ფოსტა, კანცელარიის უფლებამოსილი თანამშრომელი ატყობინებს გამგზავნს დოკუმენტში არსებული ხარვეზისა და მისი აღმოფხვრის გზების შესახებ. 

3. მისამართისა და საკონტაქტო ინფორმაციის არარსებობის შემთხვევაში,  დოკუმენტი განმცხადებელის მოთხოვნამდე ინახება კანცელარიაში.

4. შემოსულ დოკუმენტაციაში ხარვეზის აღმოჩენისას კეთდება სპეციალური აღნიშვნა სარგისტრაციო ჟურნალში.

5. ხარვეზის დადგენილ ვადაში აღმოუფხვრელობა წარმოადგენს აღნიშნული დოკუმენტის განუხილველად დატოვების საფუძველს.

მუხლი 25.  გასული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალი (იხ. დანართი N4)

შესრულებული დოკუმენტაცია  გადაეცემა საქმისმწარმოებელს, რომელიც ატარებს მას რეგისტრაციაში, ანიჭებს  საქმის ინდექსს; რიგით ნომერსა და თარიღს და აღრიცხავს გასული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში. იმ შემთხევევაში თუ გასული დოკუმენტი არ აკმაყოფილებს რომელიმე ზემოაღნიშნულ პირობას, იგი, როგოrც ხარვეზის მქონე, დაუბრუნდება  შემსრულებელს საბოლოო სრულყოფისათვის.

მუხლი 26.  დოკუმენტაციის შენახვა

სავალდებულო შენახვას  ექვემდებარება სკოლიდან გასული დოკუმენტაციის დედანის ასლები.

მუხლი 27. მოსწავლეთა საერთო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალი (იხ. დანართი N2)

1. მოსწავლეთა საერთო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება დირექტორის ბრძანებები მოსწავლეთა მოძრაობასთან დაკავშირებით  მაგ. მოსწავლის ჩარიცხვა, ამორიცხვა, კლასიდან კლასში გადაყვანა, პარალელურ კლასში გადაყვანა  და ა.შ

მუხლი 28. სკოლის დირექტორის საერთო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალი (დანართი N1)

საერთო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალში ტარდება დირექტორის ბრძანებები,   სკოლაში საერთო საკითხებთან, კადრებთან, სკოლის დოკუმენტაციის დამტკიცებასთან დაკავშრებით,  მაგალითად, როგორებიცაა: სკოლის შინაგანაწესი, სასკოლო სასწავლო გეგმა, საქმისწარმოების ერთიანი წესი, დებულება და სხვა.

მუხლი 29. ფინანსური ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალი (დანართი N6)

1. ფინანსური ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალში ტარდება დირექტორის სკოლის ფინანსურ საკითხებთან დაკავშირებით. მაგ. ხარჯების გამოყოფა, საფასურის დადგენა, პრემიის გაცემა, დახმარების გამოყოფა და სხვა.
2. ფინანსური ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალის წარმოებაზე პასუხისმგებელია სკოლის ფინანსური მენეჯერი.

მუხლი 30. შრომითი ხელშეკრულებების ელექტრონული სარეგისტრაციო ჟურნალი (იხ. დანართი N5)

შრომითი ხელშეკრულებების ელეტქრონულ სარეგისტრაციო ჟურნალში ტარდება დამსაქმებელსა და დასაქმებულს შორის გაფორმებლი შრომის ხელშეკრულებები.

მუხლი 31. გარდამავალი დებულებები

შპს “სკოლა თამარიონი+”ის ერთიანი საქმისწარმოების წესი მტკიცდება დირექტრის ბრძანებით და მასში ნებისმიერი ცვლილების შეტანა ხორციელდება ამავე წესით.

ჟ   უ   რ   ნ   ა  ლ  ი   N 1
——————————————————————————————-
საერთო ბრძანებების რეგისტრაციის
——————————————————————————————-
——————————————————————————————-
						დასაწყისი:
						დასასრული:

საერთო ბრძანების ნომერი	ბრძანების მიღების თარიღი	შინაარსი	საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება	შენიშვნა
1	2	3	4	5

სერთო ბრძანებების რეგისტრაციის წესი: სართო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება დირექტორის ბრძანებები სკოლაში საკადრო ან სხვა  საკითხებთან დაკავშირებით (დოკუმენტაციის დამტკიცება, ჯგუფების/კომისიების შექმა, თანამშრომლის მიღება, გათავისუფლება, შრომისუუნარობის შეჩერება და სხვა) საერთო ბრძანებების ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით, ჯერ მიეთითება ჟურნალის ნომერი, დამატებული დრობი „1“  (აღნიშნულ შემთხვევაში  1/1) , შემდეგ  რიგითი ნომერი. მაგ; 1/1 1/2 1/3 1/10

ჟ   უ   რ   ნ   ა  ლ  ი   N 2
—————————————————-
მოსწავლეთა ბრძანებების რეგისტრაციის
——————————————————
——————————————————————————————-
						დასაწყისი:
						დასასრული:

მოსწავლეთა საერთო ბრძანების ნომერი	ბრძანების მიღების თარიღი	შინაარსი	საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება	შენიშვნა
1	2	3	4	5

მოსწავლეთა საერთო  ბრძანებების რეგისტრაციის წესი: ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება დირექტორის ბრძანებები მოსწავლეთა მოძრაობასთან დაკავშირებით  მაგ. მოსწავლის ჩარიცხვა, ამორიცხვა, კლასიდან კლასში გადაყვანა  და ა.შ ბრძანებების ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით, ჯერ მიეთითება ჟურნალის ნომერი,  (აღნიშნულ შემთხვევაში  2 ) , შემდეგ დრობი და  ნომერი. მაგ;     2/1 2/2 2/3 2/10

ჟ   უ   რ   ნ   ა  ლ  ი   N 3
—————————————————-
შემოსული დოკუმენტაციის რეგისტრაციის
——————————————————
——————————————————————————————-
				დასაწყისი:
				დასასრული:

შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი და შემოსვლის თარიღი	შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი და გამოცემის თარიღი	შემომტანი პირი ან ორგანიზაცია	ფურცელთა რაოდენობა		შინაარსი	რეზოლუცია	ხელმოწერა მიღებაზე	აღნიშვნა შესრულებაზე (საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება)	შენიშვნა
			ძირითადი	დანართი
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

შემოსული დოკუმენტაციის რეგისტრაციის წესი:                 შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება ნებისმიერი დოკუმენტი, რომელიც სკოლაში  შემოდის (გარდა ფინანსური სახის დოკუმეტაციისა). რეგისტრაციას არ ექვემდებარება: ა) სარეკლამო შეტყობინება, პლაკატები; ბ) ბროშურები, წიგნები, პერიოდული გამოცემები; გ) პირადი კორესპოდენცია და მოსაწვევი ბარათები შემოსული დოკუმენტისათვის ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით: შემოსულ დოკუმენტს ჯერ მიეთითება ჟურნალის ინდექსი (3) და შემდეგ რიგითი ნომერი. აღნიშნული ნომრები ერთმანეთისაგან გამოიყოფა დრობით. მაგ; 3/1 3/2 3/3 3/10

ჟ   უ   რ   ნ   ა  ლ  ი   N 4
—————————————————-
გასული დოკუმენტაციის რეგისტრაციის
——————————————————
——————————————————————————————-
				დასაწყისი:
				დასასრული:

გასული დოკუმენტის ნომერი და თარიღი	შინაარსი	სად და ვის ეგზავნება დოკუმენტი	ფურცელთა რაოდენობა		შემოსული დოკუმენტის  რეგისტრაციის ნომერი, რომელიც შესრულდა	შემსრულებელი	დოკუმენტის მიმღების ხელმოწერა	საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება	შენიშვნა
			ძირითადი	დანართი
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

გასული დოკუმენტაციის რეგისტრაციის წესი:           გასული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო  ჟურნალში რეგისტრირდება  ნებისმიერი დოკუმენტი, რომელიც გაიცემა სკოლის მიერ. გასული დოკუმენტისათვის ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით: გასულ დოკუმენტს  ჯერ მიეთითება ჟურნალის ინდექსი (4) და შემდეგ რიგითი ნომერი. აღნიშნული ნომრები ერთმანეთისაგან გამოიყოფა დრობით. მაგ; 4/1 4/2 4/3 4/10

ჟ   უ   რ   ნ   ა  ლ  ი   N 5
—————————————————-
შრომითი ხელშეკრულებების რეგისტრაციის
——————————————————
——————————————————————————————-
						დასაწყისი:
						დასასრული:

ხელშეკრულების ნომერი	ხელშეკრულების გაფორმების თარიღი	დასაქმებული პირის რეკვიზიტები	ხელშეკრულების მოქმედების ვადა	შენიშვნა
1	2	3	4	5

შრომითი ხელშეკრულების რეგისტრაციის წესი: შრომითი ხელშეკრულებების  სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება  დამსაქმებელსა და დასაქმებულს შორის გაფორმებული შრომითი ხელშეკრულებები. შრომითი ხელშეკრულებისათვის ნომრის მინიჭება ხდება  რიგითი ნომრისა და ხელშეკრულების დადების წლის შესაბამისად. მაგ;    N1/2022 N2/2022 N3/2022 N10/2022

ჟ   უ   რ   ნ   ა  ლ  ი   N 7
—————————————————-
ფინანსური ბრძანებების რეგისტრაციის
——————————————————
——————————————————————————————-
						დასაწყისი:
						დასასრული:

ფინანსური ბრძანების ნომერი	ბრძანების მიღების თარიღი	შინაარსი	საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება	შენიშვნა
1	2	3	4	5

ფინანსური  ბრძანებების რეგისტრაციის წესი:

ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება დირექტორის ბრძანებები სკოლის ფინანსურ საკითხებთან დაკავშირებით მაგ. ხარჯების გამოყოფა, საფასურის დადგენა, პრემიის გაცემა, დახმარების გამოყოფა და სხვა. ბრძანებების ნომრის მინიჭება ხდება ქრონოლოგიურად და ახლდება ყოველ კალენდარულ წელს.     N1 N2 N3 N10